FASES PARA LA RECEPCIÓN

RECEPCIÓN

Es el conjunto de actividades y procesos por medio del cual la institución realiza una comparación entre lo pactado con el proveedor, orden de compre contra la factura y lo que envía (recepción administrativa), y entre lo establecido por la legislación vigente, requisitos internos y además el aspecto del producto (recepción técnica) que se debe cumplir para el cuidado y conservación a adecuada de los medicamentos y dispositivos médicos. Al analizar la verificación de requisitos administrativos y técnicos, encontramos:

VERIFICACIÓN O RECEPCIÓN ADMINISTRATIVA: Es el proceso a través del cual la organización realiza una comparación entre lo pactado con el proveedor y lo que envía, verificado si el medicamento y dispositivos médicos cumple o no con las condiciones pactadas en la adjudicación  entre la organización y el proveedor, debe aplicarse a todos los medicamentos y dispositivos medios solicitados en una orden de compra.

• Especificaciones que se verifica en recepción administrativa
• Nombre genérico del producto solicitado Vs el despacho.
• Concentración
• Formas farmacéuticas
• Precios unitarios y totales (por producto y el valor total de la factura) acordados.
• Fechas y formas de entrega.
• Cantidad pedida Vs cantidad  recibida. Vs cantidad factura.
• Marcas de los productos recibidos sean los pactados con el cliente.
• Los productos que llegan correspondan.
• Verificar si el producto recibido se debe legalizar con un cargue previo.

VERIFICACIÓN O RECEPCIÓN TÉCNICA: es el proceso a través del cual la organización realiza una comparación entre lo establecido por la legislación vigente y lo que el producto muestra, permitido constatar el grado de acercamiento de las características técnicas del producto a las que están establecidas como referencia ya sea desde el punto de vista legal y técnico.

En este de verificación y condiciones establecidas por l invima, está a cargo de los auxiliares en servicios farmacéuticos.

• Especificaciones que se verifica en recepción técnica
• Fecha de vencimiento
• Número de lote de fabricación
• Registro sanitario
• Características físicas y organolépticas del producto como tal
• Características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje y formas farmacéuticas.
• Condiciones de almacenamiento.
• Nombre de fabricante
• Cajas húmedas, maltratadas, sucias o en mal estado.
• Cajas abiertas
• Cajas sin cinta de seguridad o con cinta de seguridad diferente a la de audifarma.
• Cajas abolladas o rotas. 

TOMA DE MUESTREO

MUESTREO: es el proceso de separar una pequeña parte de un lote con el propósito de tomar una decisión de aceptar o de rechazar el lote entero, si se considera que cumple o no con los requisitos de calidad. La cantidad de material a analizar puede ser la totalidad o una muestra representativa, esto lo puede definir el servicio farmacéutico de acuerdo a la cantidad de personal y el tiempo que disponga para esta tarea.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

La inspección total se tiene el conocimiento de todo el material y se puede garantizar que todo el material aprobado o rechazado fue inspeccionado, mientras que en el muestreo se puede tener ciertas incertidumbres porque no todo el material fue inspeccionado claro está que se analizó una muestra representativas. El tiempo que se invierte en la inspección total es muy amplio, mientras que en la inspección por muestreo los tiempos son más cortos.

TIPOS DE MUESTREO

Muestreo aleatorio: es el más conocido y envía la subjetividad, aquí el azar hace el trabajo, las unidades se obtienen mediante el uso de números aleatorio.

Muestreo estratificado: este proceso requiere que la población esta dividida en grupos homogéneos o clases llamados estratos a partir de los cuales se obtiene una muestra ala azar,

Planes de muestreo: las unidades de muestras obtenidas son sometidas a inspección de los cuales se obtienen unos resultados que se conforman con determinados criterios o especificaciones que permiten decidir así el lote completo debe aceptarse o rechazarse.

Planes de muestro por atributos: se toma una o varias muestras de lote y cada unidad se clasificara como buena o mala: el número de unidades malas se comparara luego con el número permitido, fijado en el plan y se toma la decisión de aceptar o rechazar el lote.

Planes por variabilidad: se toma una muestra y en cada unidad de la misma se mide una característica dada. El valor observado se comprara con un valor permitido definido en el plan y se toma entonces la decisión de aceptar o de rechazar el lote.

Clases de planes de muestreo

Plan de muestreo simple: la decisión se toma con base en la inspección de una sola muestra.

Plan de muestreo secuencial o múltiple: la decisión es tomada después de inspeccionar hasta siete muestras.

La norma Técnica Colombia NTC-ISO-2859-1, es la que define los pasos a seguir para realizar un correcto plan de muestreo de inspección por atributos de los productos.

INSPECCIÓN DE LOS CRITERIOS DE CALIDAD ESTABLECIDOS

ACTA DE ACEPTACIÓN O RECHAZO DE LOS PRODUCTOS

NIVEL DE ACEPTABLE DE CALIDAD: máximo porcentaje de unidades defectuosas que deben tener el producto para que el plan de muestreo de por resultado la aceptación del lote sometido a la inspección. Es el máximo porcentaje de defectuosos o el número máximo de defectuosos por 100 unidades.

• Defectos críticos: cuando hay algún defecto crítico el producto es calificado como no aceptable. (1.0%).
• Defecto mayor: se condiciona la aceptación hasta nueva inspección del producto. (6.5%).
• Defecto menor: se acepta con todos los defectos menores, pero se hace la observación. (15.0%).
• N: número de unidades que componen el lote.
• N: número de unidades de la muestra a inspeccionar.

TABLA MILLITAR ESTÁNDAR 105D